Khi làm bất cứ một dự án nào cũng cần có một quy trình xác định, quản lý tòa nhà cũng vậy. Quy trình quản lý tòa nhà sẽ giúp người quản trị có thể kiểm soát các hoạt động để điều hành đảm bảo tòa nhà được vận hành an toàn và đáp ứng đầy đủ những tiêu chuẩn chất lượng.
Quy trình quản lý tòa nhà bao gồm:
- Quản lý hợp đồng:
Quy trình ký hợp đồng cho thuê và những quy định cụ thể
Quy trình thu tiền thuê
Quy trình thu tiền dịch vụ
Quy trình thanh lý hợp đồng
- Quy trình khách hàng
Quy trình quản lý và sử dụng phòng
Quy trình đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng
Quy trình xử lý và giải quyết các khiếu nại của khách hàng
Quy định về an toàn, an ninh của khách hàng
Quy định quản lý tài sản của khách hàng
Quy định quản lý vệ sinh của khách hàng
Quy định quản lý thiết bị, dịch vụ của tòa nhà
- Quy trình an ninh
Nội quy phòng cháy, chữa cháy của tòa nhà
Quy trình tuần tra bộ phận bảo vệ
Quy định huấn luyện về an toàn phòng cháy chữa cháy
Quy trình kiểm soát tài sản, hàng hoá
Quy trình kiểm soát khách tham quan, nhân viên
Quy trình giữ xe ( ô tô, gắn máy, xe đạp)
- Quy trình vận hành kỹ thuật
Quy trình sửa chữa, bảo trì toà nhà
Quy trình bảo trì các công trình xây dựng
Quy trình bảo dưỡng thang máy, máy điều hoà,..
- Quy trình vệ sinh
Quy định kế hoạch vệ sinh các khu vực tại toà nhà
Quy định quản lý rác thải trong và ngoài toà nhà
Các quy định về quản lý toà nhà
Theo quy định tại điều 73 tại bộ luật nhà ở, các doanh nghiệp quản lý vận hành toà nhà cần phải tuân thủ theo điều kiện quản lý. Việc quản lý toà nhà phải do đơn vị có năng lực về chuyên môn quản lý và vận hành toà nhà. Đơn vị quản lý chung cư phải thực hiện đầy đủ các công việc quản lý, vận hành các hệ thống kỹ thuật, trang thiết bị, bảo trì nhà và những công tác phòng cháy chữa cháy thường xuyên.
Các thành viên trong ban giám đốc và các cán bộ làm việc tại các phòng bộ phận chuyên môn cần phải có trình độ tương ứng với vị trí công việc, đồng thời cần phải có giấy chứng nhận đã hoàn thành khóa học, đào tạo các kiến thức chuyên môn từ cơ bản đến nâng cao về hệ thống quản lý toà nhà theo quy định của bộ Xây dựng.
